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La contabilidad de costos

La contabilidad de costos consiste en la identificación y medición de los costos en que incurre un negocio, es decir, la identificación y medición de los desembolsos dinerarios que realiza el negocio, entendiéndose el término desembolso, como el consumo de bienes, depreciación de los activos fijos, etc., y no sólo como salida de dinero.

El objetivo de la contabilidad de costos es proveer información sobre los costos en que estamos incurriendo, ya sea sobre el total de nuestro negocio, sobre un determinado producto, sobre una determinada área, etc., y luego comparando dichos costos con los ingresos que se generan, poder conocer la rentabilidad en dicho aspecto.

Podemos contabilizar los costos, por ejemplo:

de nuestro negocio en general, con el fin de obtener un rápido Estado de Resultados, y no esperar el Estado de Resultados del final de periodo hecho por la contabilidad general.
del producto o servicio que ofrecemos, con el fin de hallar su costo de ventas, y poder hallar su utilidad (ventas - costo de ventas), igualmente antes de esperar el Estado de Resultados final.
de cada producto que fabricamos, con el fin de, comparándolos con los ingresos que genera cada uno, hallar la rentabilidad de cada uno y, por ejemplo, saber cuáles son los más rentables y cuáles son lo que no generan utilidad.
de un determinado producto, para, señalando cuál es la utilidad que queremos ganar, definir su precio.
de un área o departamento, con el fin de conocer su rentabilidad, ver si los ingresos que genera dicho departamento son mayores que sus costos.
de un determinado cliente, con el fin de ver si es rentable tener dicho cliente, si lo que gasta el cliente es mayor a los costos que incurrimos en él.

A diferencia de la contabilidad general, la contabilidad de costos es sólo de uso interno y no es de carácter obligatorio, por ello, no existe un sistema de contabilidad de costos estándar para todas las empresas, sino que la empresa puede adaptar el que quiera de acuerdo a sus necesidades.

Costos Totales o Costos Parciales

Para hallar costos de un negocio en general, se suelen utilizar dos métodos: el método de los costos totales y el método de los costos parciales.

Costos totales

Este método consiste en tomar como costos a todos los desembolsos relacionados al producto, incluyendo los gastos de ventas y de administración, y denominando gastos a todo lo demás (gastos financieros, impuesto a la renta, etc.). Éste método se suele utilizar para hallar el punto de equilibrio.

Costos parciales

En este método se considera como costos a todos los desembolsos relacionados a la adquisición de mercadería (en el caso de una empresa comercializadora, es decir, empresa dedicada a la compra y venta de productos), a la fabricación del producto (en el caso de una empresa industrial o productora) o a la prestación del servicio, en el caso de una empresa de servicios. Denominado gastos a todo lo demás (gastos administrativos, gastos de ventas, gastos financieros, impuestos, etc.). Éste método suele ser el más conveniente y más fácil de usar.

Costos Variales y Fijos o Costos Directos e Indirectos

Cuando ya hemos decido qué desembolsos tomaremos por costos, para un mejor análisis, éstos se suelen clasificar en Costos Variables y Costos Fijos, o en Costos Directos y Costos Indirectos.

Costos Variables y Costos Fijos

En este caso clasificamos nuestros costos de acuerdo a su comportamiento en relación con las fluctuaciones de la actividad:

Costos Variables: estos costos varían de acuerdo con los cambios en los niveles de actividad, están relacionados con el número de unidades vendidas, volumen de producción o número de servicios realizado; por ejemplo, materia prima, combustible, salario por horas.

Costos Fijos: son costos que no están afectados por las variaciones en los niveles de actividad, por ejemplo, alquileres, depreciación, seguros.

Nota: cuando aumenta mi producción, aumentan mis Costos Variables, pero no mis Costos Fijos ni mi Costo Variable unitario, por ejemplo, si produzco 10 productos con un Costo Variable de 400 y un Costo Fijo de 1600:

Costos Totales	2000 (400 + 1600)
Costo Unitario	200 (2000 / 10)
Costo Variable unitario	40 (400 / 10)
Costo Fijo unitario	160 (1600 / 10)

Si mi producción aumenta en 10 productos:

Producción: 20, Costos Variables: 800, Costos Fijos: 1600

Costos Totales	2400 (800 + 1600)
Costo Unitario	120 (2400 / 20)
Costo Variable unitario	40 (800 / 20)
Costo Fijo unitario	80 (1600 / 20)

Costos Directos y Costos Indirectos

En este caso clasificamos nuestros costos de acuerdo con la identificación con el objeto del costo.

Costos Directos: estos costos intervienen directamente en la elaboración del producto o servicio, o son parte del mismo, para poder identificarlos, vemos cuáles costos son los que se pueden distribuir entre los productos, por ejemplo, la materia prima (pues se sabe cuánto de materia prima se utiliza para cada producto), la electricidad (cuando se sabe cuánto de electricidad se usa para un determinado producto), etc.

Costos Indirectos: son costos que intervienen indirectamente en la fabricación de los productos o en la prestación de servicios, para poder identificarlos, vemos cuáles son los que no se pueden distribuir entre los productos, por ejemplo, la electricidad.

Gastos

Una vez que hemos decidido qué desembolsos consideraremos como costos (método de los costos totales o los costos parciales), y que los hemos clasificado en Costos Variables y Costos Fijos, o en Costos Directos y Costos Indirectos, pasamos a identificar nuestros Gastos (que vendría a ser todos los desembolsos que no hemos considerados como Costos).

Los gastos los podemos clasificar en:

Gastos Operativos

Los cuales pueden a su vez puede ser:

Gastos de Ventas: son desembolsos que están relacionados con las actividades de comercialización de los productos, por ejemplo, los gastos laborales (sueldos, gratificaciones, comisiones del jefe de venta, de los vendedores o de los cobradores), publicidad, impuesto a las ventas, empaques, transportes, almacenamiento.

Gastos Administrativos: son desembolsos que están relacionados con las actividades de gestión, por ejemplo, gastos laborales (sueldos, gratificaciones, seguros de los gerentes, administradores, auxiliares de la empresa), alquileres, materiales y útiles de oficina, seguros, depreciación (de edificios administrativos, equipos de oficina, máquinas, muebles), impuestos.

Nota: cuando usamos el Método de los Costos Totales, los Gastos Operativos se consideran como costos.

Gastos Financieros

Son desembolsos que se incurren para el financiamiento de sus operaciones (intereses).

Otros Gastos

Tales como pérdidas, incobrables, imprevistos.

Costos en una empresa comercializadora

Cuando se trata de una empresa comercializadora (empresa dedicada a la compra y venta de productos), lo usual es denominar costos solamente a los Costos de Adquisición, es decir, a los costos conformados por el valor de las mercaderías que se compran, así como los desembolsos relacionados a dicha compra, tales como fletes, seguros, derechos de importación.

Como se señaló anteriormente la contabilidad de costos se puede realizar de distintas maneras y para distintos fines, veamos a continuación un ejemplo sobre el uso de la contabilidad de costos en una empresa comercializadora:

Iniciamos operaciones con un inventario de 30 televisores con un costo de $100 cada uno, luego compramos 10 televisores a $100 cada uno, y luego vendemos 5 televisores a $300 cada uno; si tenemos gastos operativos de $400 (gastos administrativos: $100 y gastos de ventas: $300), ¿cuál sería nuestra utilidad neta?

El Estado de Resultados sería:

Ventas	1500 (300 x 5)
(-) Costo de Venta	500 (100 x 5)
Utilidad Bruta	1000
(-) Gasto Adm.	100
(-) Gasto Ventas	300
Utilidad Neta	$ 600

Cuando la mercadería que se adquiere tiene diferentes valores de venta, por ejemplo, que los televisores del inventario inicial sean de $/.100, pero los 10 que se compraron sean de $/. 120, en ese caso no es posible hallar el Costo de Venta exacto, pues el costo unitario de un televisor varía, en ese caso debemos sacar un promedio ponderado.

Si sacamos promedio ponderado:

30 televisores x 100 = 3000

10 televisores x 120 = 1200

Costo Total = 4200

Costo Unitario promedio: 4200 / 40 = $105

El nuevo Estado de Resultado sería:

Ventas	1500 (300 x 5)
(-) Costo de Venta	525 (105 x 5)
Utilidad Bruta	975
(-) Gasto Adm.	100
(-) Gasto Ventas	300
Utilidad Neta	$ 575

Costos en una empresa industrial

Cuando se trata de una empresa industrial o productora, lo usual es denominar costos solamente a los Costos de Producción, es decir, a los costos en que se incurren dentro del proceso de producción.

Estos costos de producción están conformados por los siguientes elementos:

Costo de adquisición de Materias Primas o Materiales Directos

Es el costo de adquisición de los bienes que serán transformados en productos terminados o que formarán parte de él, por ejemplo, insumos, partes, etiquetas.

Costo de la Mano de Obra Directa

Costo conformado por el salario y beneficios de los trabajadores que trabajan directamente en la producción del producto.

Gastos Indirectos de Fabricación

Costos de los elementos necesarios para la fabricación del producto, pero que intervienen en forma indirecta en la elaboración del mismo.

Lo Gastos Indirectos de Fabricación a su vez están conformados por:

Materiales Indirectos: conformado por los costos de los materiales auxiliares, suministros de fábrica, repuestos, combustibles y lubricantes, útiles de aseo, etc.

Mano de Obra Indirecta: conformado por los sueldos y salarios del personal profesional, técnico, especializado o auxiliar encargado de tareas complementarias no ligadas directamente al proceso de producción, caso del jefe de planta, supervisores, personal de limpieza, personal de mantenimiento, guardianía, etc.

Otros Gastos Indirectos: conformados por costos tales como los incurridos en seguros contra riegos, depreciación, alquileres, energía eléctrica, agua, teléfono, subsidios, servicios de mantenimiento, etc.

Veamos a continuación un ejemplo sobre el uso de la contabilidad de costos en una empresa industrial o productota:

Nos solicitan que fabriquemos 40 mesas, ¿cuál sería la utilidad neta y el precio de cada mesa, si esperamos obtener un 20% de utilidad?

Los datos con los que contamos son:

- la materia prima (madera) tiene un costo de $ 800 para las 40 unidades.

- el salario para los operarios que efectuarán el trabajo de corte, cepillado, armado y pintado es de $ 380 en total.

- se empleará cola, clavos, barniz, etc., con un valor total de $140.

- es estima que la depreciación, energía y otros, tienen un valor de $ 80.

- los gastos administrativos y de ventas suman $ 180.

1. En primer lugar hallamos el costo de producción:

Materia prima	800
Mano de Obra Directa	380
Gastos Indirectos de Fabricación
- Materiales Indirectos	140
- Otros Gastos Indirectos	80
Costo de Producción	$ 1400

2. Una vez hallado el costo de producción, hallamos el costo unitario: 1400 / 40 = $ 35

3. Luego hallamos el precio al que se debería vender cada mesa para ganar una utilidad bruta del 20% del costo de producción:

Costo de producción	1400
20% utilidad	280
Ventas	$ 1680

El precio de venta de cada mesa sería: 1680 / 40 = $ 42

4. Para hallar la utilidad neta, hacemos nuestro Estado de Resultados Proyectado:

Ventas	1680
(-) Costo de Ventas	1400 (40 x 35)
Utilidad Bruta	280
(-) Gastos Operativos	180
Utilidad Neta	$ 100

Costos en una empresa de servicio

Cuando se trata de una empresa servicio, lo usual es denominar costos a solamente a los costos incurridos en la prestación del servicio.

Estos costos están conformados por los siguientes elementos:

Costos de Suministros diversos

Compras que hace la empresa para dar el servicio.

Costos de Mano de Obra por el servicio

Sueldo de los trabajadores que ofrecen el servicio.

Costos Indirectos

Depreciación, energía, agua, teléfono, alquileres, mantenimiento, reparaciones, etc.

Veamos a continuación un ejemplo sobre el uso de la contabilidad de costos en una empresa de servicios:

En nuestro taller de reparación de autos, nos piden reparar un auto que presenta un choque en el lado derecho, además de una rotura del faro, los costos son:

Faro 50

Masilla 5

Soldadura 15

Mano de obra 25

¿Cuánto debemos cobrar por el servicio para ganar el 30%?